Datenschutzerklärung für T+J Media

Gültig für die Website tj-media.de und den KI-VoiceBot

1. Verantwortlicher

T+J Media GbR

Vertretungsberechtigt: Tom Schwab, Julian Hering, Jonas Irmisch

Goethestraße 29

09337 Hohenstein-Ernstthal

E-Mail: business@tjmedia.online

Telefon: +49 151 65149841

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Services (einschließlich des KI-VoiceBots) erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der DSGVO.

3. Zugriffsdaten und Hosting

Beim Besuch unserer Website werden automatisch Daten durch unseren Hostinganbieter erfasst

- IP-Adresse

- Datum und Uhrzeit der Anfrage

- Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)

- Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)

- Zugriffsstatus / HTTP-Statuscode

- jeweils übertragene Datenmenge

- Website, von der die Anforderung kommt

- Browser, Betriebssystem und dessen Oberfläche

Diese Daten sind technisch notwendig, um die Website anzuzeigen. Eine

personenbezogene Auswertung findet nicht statt.

4. Cookies und Tracking

Unsere Website verwendet keine Cookies oder Tracking-Tools wie Google Analytics oder Facebook Pixel. Sollte sich dies ändern, wird diese Erklärung entsprechend aktualisiert.

5. Kontaktaufnahme über die Website

Wenn Sie uns per E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren, werden die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) gespeichert, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

6. Verwendung von Schriftarten und Drittinhalten

Diese Website verwendet systemeigene Schriftarten. Es erfolgt kein Abruf von Google Fonts oder anderen externen Schriftquellen. Falls künftig Drittanbieter-Inhalte (z. B. eingebettete YouTube-Videos) verwendet werden, informieren wir gesondert über deren Datenverarbeitung.

7. Verarbeitung durch den KI‐VoiceBot

Beim Einsatz unseres VoiceBots (z. B. bei Anrufen über unsere Service-Rufnummern) verarbeiten wir folgende Daten:

- Telefonnummer

- Name

- Anliegen/Inhalt der Anfrage

- ggf. freiwillig genannte Versicherungsnummer

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach ausdrücklicher Zustimmung („Ja, ich stimme zu“) am Gesprächsbeginn.

Die Sprachdaten werden über folgende Dienstleister verarbeitet:

- Retell AI (Spracherkennung und TTS)

- OpenAI (Antwortgenerierung via GPT über api.openai.com)

- n8n (Orchestrierung und Terminabwicklung)

Die Audiodaten werden nicht dauerhaft gespeichert. Transkripte werden nach Bearbeitung oder spätestens nach 30 Tagen gelöscht.

8. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung

- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags

- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse (z. B. effiziente Kommunikation)

9. Drittlandübermittlungen

Sowohl Retell AI als auch OpenAI verarbeiten Daten in den USA. Mit beiden Anbietern wurden die von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (SCC) abgeschlossen. Zudem wurde eine Transfer-Folgenabschätzung (TIA) erstellt, um den Schutz Ihrer Daten bestmöglich zu gewährleisten.

10. Speicherdauer

- Website-Kontaktanfragen: bis zur finalen Bearbeitung Ihrer Anfrage

- Transkripte von VoiceBot-Gesprächen: max. 30 Tage

- Audiodaten: temporär im RAM, keine dauerhafte Speicherung

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

- Auskunft (Art. 15 DSGVO)

- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

- Löschung (Art. 17 DSGVO)

- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

- Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

- Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

- Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird regelmäßig überprüft und angepasst.

Die jeweils aktuelle Version finden Sie unter: https://tj-media.de/impressum-und-datenschutzhinweis

Stand: 03.08.2025